In feite heb je er nooit tijd voor, maar het levert zoveel op. Binnen de TU Delft Library hebben we besloten dat we iedereen jaarlijks een inspiratiedag geven. Ga erop uit met een collega en verras jezelf!

Drie aanleidingen om te schrijven over het dagje dat ik met Liesbeth Mantel doorbracht op de Floriade woensdag 9 mei 2012: ik vertelde er dinsdagavond over bij een etentje aan Leo Voogt, bracht de woensdag aldaar door en vertelde er na afloop mensen over, waaronder aan mede-HRM-leergang 24 deelnemers van de TU Delft die met andere alumni donderdag bij elkaar kwamen. Over inspiratie gesproken trouwens, maar dat volgt later.

Het waren niet de bloemen, kleuren of het prille groen. Wel zag ik een lawn@ge chair (leuk voor op het grasdak van de TU Delft Library), grote mobiele opengeklapte kunstboeken, inspiratietuinen, afwisseling, innovatieve toepassingen zoals Smood (smart food factory, met een niet zo'n heel erg lekker snackje), een grasauto, mega regenlaarzen, en een houten kooi waar je met elkaar een doorlopende tekst vanaf houten blokken kunt voorlezen.

Namelijk: Of het slim genoeg is wat ik zeg Of het ergens op slaat Of het gepast is

Inspiratie om dingen wel maar ook dingen niet zo te gaan doen. De intieme broeikasjes voor zes personen naast het Greenhouse restaurant waren zelfs bij een buitentemperatuur van slechts 20 graden celsius al veel te warm. De thema's door het park heen waren helder uitgevoerd, maar de kretologie dekte echt niet altijd de lading. De kabelbaan was leuk, maar wel erg snel (hoe maken we dan foto's?) en dus kort. En ik ben de TU Delft expositieruimte niet tegengekomen.

Zelf nog wat eigen reflectie van de dag: Als iets oud is, kan het niet meer oud worden. Genieten kun je het beste in kleine stapjes doen, dan heb je er meer aan.

Inspiratie zoek je soms bewust op, maar kom je ook overal en onverwacht tegen. De alumnidag voor mensen die de TU Delft HRM leergang hebben gevolgd werd dit jaar voor de tweede keer georganiseerd. De decaan van EWI, Rob Fastenau, vertelde ons wat hij tegen is gekomen na zijn beginperiode aan de TU Delft en vertelde dat je als academisch leider:

• Moet weten waar het over gaat, ergens voor moet durven staan, en om je mensen moet geven.
• Het is belangrijk om als organisatie uniek te zijn, maar de dingen moeten wel hun reden hebben.
• En herinnerde me weer aan het filmpje van Simon Sinek, kijk zelf maar ... het gaat niet om wat je als organisatie doet, maar om het waarom!

Tenslotte Arjo Klamer van de economische faculteit uit Rotterdam op diezelfde alumnimiddag was lekker interactief met ons bezig. Hij liet ons nadenken over waar wij voor staan en waar we mensen op aanspreken. Voor mij als Library directeur en voor ons als TU Delft Library zie ik dat vooral in openheid. Open naar elkaar, door eerlijk te zijn, door kennis met elkaar te delen. Maar ook open door mensen het vertrouwen te geven, en tenslotte de maatschappelijk waarde van openheid: de TU Delft moet zoveel mogelijk haar output open delen met de maatschappij en de Library loopt hierin voorop.

Shaping Future INFO-structures, Bielefeld Conference, 24-26 April 2012

I attended this conference with two-and-half days of Library lectures, and adjacent an in-depth international meeting of Library directors.

The conference started with Stefan Gradmann from Humboldt University who asked for a new term for the word Library. Librarians should help scientists and scholars with semantic abstracting (enhancing publications via semantic publishing or semantic annotation). Birte Christensen-Dalsgaard from the Royal Library Copenhagen focused my attention for the third time in two months (first one was the Surf Researcher’s Day, second one was discussion at 25^th anniversary of IOS Press) on nanopublications: they can help people speedreading, nice explanation I would say. Her talk complemented Stephan’s, where she also emphasized the importance of the quality of the annotation of the data.

A different topic was introduced by Wolfram Neubauer, ETH Zurich, who talked about an organizational change. He very neatly pointed out the importance of the order of these changes, i.e., 1. Discussion of strategy. 2. Definition of product portfolio. 3. Redefinition of process map. 4. New organisational structure. The first talk of the second day, April 25th, also covered change. Jo Richler, from Ciel Associates, UK, had been involved in an embedded change of Sunderland College Library, where people, systems and environment were all tackled. She hammered on measuring value and worth, the latter is often missing in impact measurement. 

Of course open access was the topic of the lecture by Alma Swan, from SPARC Europe, Enabling Open Scholarship, and Key Perspectives UK. It was good to have it said again. Open access adds value for the researcher, the institute, science and society. I have not yet spread the following quote she gave, so here it is (from Daniel Coit Gilman, First President of John Hopkins University): " It is one of the noblest duties of universities to advance knowledge and to diffuse it, not merely among those who can attend the daily lectures, but far and wide".

The remainder of the day was on data, data and data. From the Dryad Digital Repository, to Data Management Tool DMPTool, DataONE, EUDAT and our own DataCite. Dividing data into temporary data, referable data and citable data (as parts of the data creation cycle). We saw the same arguments as used with open access articles to support open data, i.e., sharing and publishing your data gives high visibility, easy re-use and verification of datasets, and so increases scientific reputation. Articles with data get better cited. Anne E. Trefethen, CIO Oxford, concluded the afternoon with her talk on Drowning in Data, where she told us that everyday life now has a digital footprint. She used a yin-yang picture where data is both the question and the answer. Big data: it is what you do with it that counts (and what others do with it that you didn't think of). More on data the next day in e.g. the talks by Klaus Tochtermann who showed us how the path has developed from semantic-enhanced retrieval to semantic document representations to semantics in research data management. Philipp Cimiano (from Bielefeld University) made a plea to get data curators in, where curators need to perform knowledge acquisition and choose the correct vocabulary .

Furthermore the Mendeley Institutional Edition (Swets as host) was a new thing for me, not so strange I understood later at the exhibitor’s booth, it has just been introduced. Mendeley (I also mentioned it in my Birmingham blog) helps researchers work smarter. They now have 160 million documents uploaded by 1,6 million users. Nice feature: the reader meter. MIE both improves productivity of the researchers and gives the library real-time visibility. And finally Heiner Stuckenschmidt (CIO at Mannheim University) told us to get applied research in.

My time at Bielefeld had not ended after the last lecture; we continued for an afternoon and a morning with a smaller meeting consisting of library directors from AGUB (German), VOWB (Flemish), and UKB (Dutch). It was good to get to know some more colleagues, exchanging our views on open access, scholarly publishing models, digital collections, repurposing library space and redeploying library staff. Especially the format chosen on Friday morning, where we sat down in small groups in a so-called World Café, where I also got the chance to see the Bielefeld University and Library.

Even dan, ik kan het toch niet laten, er zijn zulke leuke dingen om even te laten zien en over te vertellen. Eerst een vraag voor de naam van onze chatbot (ik help jou, help jij mij?). En dan onze nieuwe Library voyager, om het toevallig tegenkomen van zomaar een boek in de digitale wereld terug te brengen. Ik zou zeggen komt dat zien in ons Library Learning Centre.

Het thema serendipity is een mooi thema. Ik was bij het 25-jarig jubileum van de uitgeverij IOS Press. Ik ontmoette daar onder anderen de emeritus hoogleraar Ig Snellen. We raakten met elkaar in gesprek tijdens het eten; we aten allebei vegetarisch. We hadden een interessant onderhoud over de invloed van ICT in het contact tussen de ambtenaar en de burger. Vervolgens kwamen we over bibliotheken te spreken, en LDE (de samenwerking tussen Leiden, Delft en Erasmus). Snellen verwees me naar zijn proefschrift: hij vertelde me dat we niet doelgericht, maar doelzoekend bezig moeten zijn.

Hij vertelde me over zijn vriend en collega John Leslie King, die de strategie voor bibliotheken in california mede had bepaald (een jaar of tien geleden), en nu in Michigan zit. Of het me ergens brengt weet ik niet, maar ik vind dit al heel interessant uit zijn CV:

"epistemic infrastructure are organized around three topics: the academy (including institutionalized education of all kinds, but focusing on higher education); systematic collecting (libraries, archives, museums, galleries, aquaria, zoos, etc.); and crowd-sourced knowledge (Wikipedia, ineractive blogs, electronic information markets, etc.)"

Enfin, ik had gezegd "just a minute", dus daar houd ik me ook aan, gewoon even een korte blog tussendoor.

February 28, 2012
My first time attending the EMEA (Europe, Middle-East and Africa) Regional Council meeting of OCLC. Two days in Birmingham, with I guess over 250 delegates from 22 countries (if I got it right). I started off by attending the morning session on APIs. Interesting was the acknowledgement that we should be thinking of really getting library exposure in the users' workflow. Examples that got some more indepth presentation time were Antonio Tejada and Hans Siem Schweiger from Citavi - Citavi is a tool to support the entire academic research process; interesting feature they showed was an easy way for the user to find databases the institution has subscriptions to. Citavi is also being used as acquisition management tool. The link with the other indepth presentation was of course that they are working with OCLC, and also Ian Mulvany, from Mendeley, had an interesting story. Three PhD’s started Mendeley as a desk-top application making document management and collaboration easy and now they have 1,6 million users, and 160 million user-uploaded documents (not yet unduplicated). What I take home is their notion that the institutional repositories could or should try to get that content linked in (via openauthentication). The discussion ended with a strong plea for usability testing: check out what people actually do, and these tools proof it is worthwhile to focus more on enhancing the workflow, and not per se enriching the experience; and then they are of course do not mean the physical space/experience .

The afternoon was for me a sort of homecoming, the presentation of the new public Library in Birmingham (due June 2013) by the Library director Brian Gambles together with the architect Francine Houben and an overview of public libraries in the US by Kathleen Imhoff and Erik Boekesteijn presenting the Shanachie Tour. Delft was well covered this afternoon!

Perhaps just a few quotes: • Be inspirational, innovative and inclusive • Do not talk about services, but about the library experience • See the Library as agent for the democratisation of knowledge • The future for libraries is about people, content and context!

I was lucky after all and could visit the building site the next day. Terry Perkins (who visited our Delft Library two years ago) as projectmanager very proudly told us about the building team, that a building is as good as the people working on it, how they involved the neighbourhood, why they needed a risk escalation structure, that an urban farm will be created on the terraces and that a new building also requires a new way of working.

A nice idea is that The Library of Birmingham is being designed with people in mind, and that’s why the Library is looking for (26) great characters to tell the story of this momentous project. They’ve already selected 17 faces of the library.

 

February 29, 2012
Today surely the OCLC talks that stood out were from Robin Murray, VP Global Product Management and Lorcan Dempsey. Robin referred to the report Libraries at webscale, so I guess most of this can be found there. The broad outline of his talk was that the main challenges for libraries can be seen in Relevance and Efficiency. Further detailed challenges and opportunies are in meeting users at the point of need, unified collection management, and collaboration and innovation. New according to Robin is the OCLC strategic response, and this is the WorldShare overall programme, well that we can read in the report.
More interesting I thought was the afternoon talk by Lorcan Dempsey (from the OCLC Strategic Development Team). Just a few nice quotes then in a row: • Library is about the production of knowledge, the output and impact and not per se about the assembly of information • Website without reviews and ratings is for youngsters like watching a black&white TV • Library space is now about engagement, around user experience, not about collections • If libraries want to be seen as expert, their experience should be visible! • People are entry points (University of Michigan lets you find their librarians in your search) • Connect the human-scale to the web-scale • The library has no agenda others than allowing other people to create their own agenda.
David White (@daveowhite) and Alison Cullingford (@speccolibrad) were also enthusiastic in their talks and worth checking out. David gave us the following search tips for his work: JISC, Visitor and Residents. Alison promised that her RLUK report would be published April 2012 (on unique and distinctive collections).

2 februari 2012: Social media cafe, 9.30 - 11.00 uur. Marketing&Communicatie, Onderwijs- en Studentenzaken en TU Delft Library bedienen samen, vandaag voor de tweede keer, het social media cafe. Er is ook een blog gemaakt. Ik vraag aan Willem, Marion en Liesbeth of deze weblog (mtlibrary) wel bij mij past. Leuk sparren, je kunt alles over social media vragen en lekkere koekjes eten. Ik krijg overigens het advies het anders te gaan doen	2 februari 2012: Is het een tulp?, 17.55 uur. Sinds een paar weken hebben we de tentoonstelling Designing Universal Knowledge van Gerlinde Schuller in de hal staan. Om met z’n allen de geschiedenis te markeren, en als je het nu hebt over user-generated content of wisdom of the crowd, dit is natuurlijk een mooi voorbeeld. De meeste bijdragen zijn leuk en volgens Gerlinde ook voor haar nuttig.
2 februari 2012: The Genius of Anthonie van Leeuwenhoek, nog tot 6 februari. Naast deze tentoonstelling hebben we ook ons mystery object, waar een extra tipje van de sluier is opgelicht ... wat zou het toch zijn?	2 februari 2012: de laatste echte dag van de tentamenperiode. Het wordt rustiger, en coffeecorner The Cone gaat weer dicht, en onze wiskunde- en mechanicaloket ook.
2 februari 2012: Nog meer designing universal knowledge, 17.57 uur. "People are made to be loved and cared about. And things are made to be used. The confusion in our worldwide society nowadays is that people are being used and things are being loved and cared about."	2 februari 2012: Van project naar product: 3TU.datacentrum, 16.55 uur. In de blauwe zaal van het Library Learning Centre vieren we de overgang van project naar product. Projectleider Jeroen Rombouts draagt het stokje over aan productmanager Madeleine de Smaele. 3TU.datacentrum is the prime facility for long-term access to scientific research data. We serve (intern)national programmes and projects of the three technical universities in the Netherlands in the research themes of: Energy, Environment, Infrastructures, Mobility and Health.

Mag het weer even? De beste wensen, een gelukkig nieuwjaar, proost allen!

Het beviel vorig jaar goed, dus ik ga gewoon weer even terugblikken met gepaste trots. Een zinnetje dat ik me de laatste tijd vaak laat ontvallen is "het moet goed voelen", en dat doet dit ook.

Mind you:

We lanceerden een nieuwe website, waar ons streven om veel interactie en activiteit daar plaats te laten vinden, goed blijkt te lukken. Kijk maar eens naar de laatste update van Karin Clavel over haar ervaring met het nieuwe werken. Sociale media komen steeds meer de bibliotheek in, zowel in ons eigen gebruik, als in instructies die wij geven. Zo heeft @marionvanputten sinds dit najaar de Twittercursus voor TU Delft medewerkers op zich genomen. En zijn we te "joinen" op facebook.

Een ander momentum hadden we te pakken met de lancering van de nieuwe pagina voor de DRI (Delft Research-based Initiative) Energy: een handzaam overzicht gemaakt door onze informatiespecialist Jorden Esser in samenwerking met de wetenschappers van Energy en de afdeling Marketing & Communicatie.

De Library als fysieke plek blijft ook in ontwikkeling. Zo zagen we het afgelopen jaar onder meer de patent parade langskomen in het Library Learning Centre, en een expositie over The Mechanical Brain, cursussen voor presentatievaardighed en snellezen, en meerdere groeperingen gebruik maken van onze mooie ruimtes. De excellente studenten aan de TU Delft hebben nu een eigen plek: Hive, in ons gebouw, en we hadden in de laatste tentamenperiode van het jaar XXL Openingstijden, elke dag een uur eerder en twee uur later open! Daar gaan we komend jaar in ieder geval in de tentamenperiode van januari weer mee verder.

We namen ook afscheid van de faculteitsbibliotheek van de faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (waarbij het ons is gelukt in een razend tempo de locatie te ontruimen), de plek die we nog voor Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek hadden ingericht in The Fellowship, en bedachten een nieuwe constructie samen met de faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen. Daar is op 26 april het StuDoc geopend, een studielandschap in beheer bij de faculteit zelf, en vanuit de backoffice ondersteund door ons.

Ja, en dan heb ik het nog niet gehad over hoeveel objecten we er alweer bij hebben gekregen in de TU Delft Repository, onze samenwerking vanuit 3TU.datacentrum met DANS, alle nieuwe aanwinsten, de leuke samenwerkingsprojecten met TU Delft studenten, mede geïniteerd door Jessica van den Doel, die in 2011 bij ons werkzaam was als management trainee, onze inventarisatie van alle TU Delft gebouwen met betrekking tot het archief en het CRM en ... alvast sorry voor alles en iedereen die ik hier nu niet vermeld! We gaan wederom volgend jaar gewoon weer verder!

Vandaag hadden we binnen de TU Delft Library onze halfjaarlijkse projectenmarkt. Projectleiders presenteren daar aan de interne organisatie de voortgang van enkele van de lopende of te starten projecten. Het gaf een goed gevoel te zien hoe divers en toch ook eensgezind we bezig zijn.

Inventarisatie gebouwen TU Delft
We treffen wat aan! Van schilderijen, papierpers, beschimmelde ordners tot kasten vol dia’s. Het is goed dat we deze inventarisatie zijn gestart. Over een maand zijn we klaar en dan gaat het werk pas beginnen natuurlijk.

Geïntegreerde onderzoeksondersteuning: Research support
Al een paar jaar draaien we er om heen en nu gaat het lopen. We zijn bijna klaar om door middel van interviews scherp te krijgen waar onze onderzoekers behoefte aan hebben. Geïntegreerde ondersteuning van de onderzoekscyclus: van ideevorming, het vinden van geld, het doen van onderzoek naar het uiteindelijke publiceren van de resultaten.

Nieuwe medewerkers’ pagina’s
Het koppelen van systemen bleek toch nog niet zo eenvoudig als het leek – binnenkort tonen we alle relevante en te delen informatie die we hebben over ons wetenschappelijk (en ondersteunend) personeel met de buitenwereld.

Personalisatie
En tenslotte een te starten project waarbij we hopen het gedrag van onze gebruikers in het zoeksysteem Discover te volgen en hun commentaar te ontvangen en terug te geven aan andere gebruikers. Heel spannend. Projectleider Karin Clavel vertelde over de gebruikersprofielen en de verschillen tussen de "filers" en de "pilers": de eerste categorie houdt van mapjes en ordening, en de tweede categorie kan de weg prima vinden in de eigen chaos of "piles". Je zou in feite beide categorieën gebruikers willen faciliteren in de functionaliteit die je biedt.

Het viel me op dat het thema “koppelen” als een rode draad door drie van deze projecten loopt. Het koppelen van ondersteunende diensten tbv onderzoeksondersteuning en van gegevens bij de medewerkers’ pagina’s en Discover. Als ik erover nadenk en naar ons totale projectenportfolio kijk, dan is deze rode draad nog wel verder te volgen, denk maar aan een samenwerkingsomgeving met behulp van Sharepoint of "het nieuwe werken" project Ik werk (koppelen te lezen als ontmoetingen faciliteren). Dat vind ik nou leuk!

 

Vandaag gaat het personeel van de TU Delft Library naar Arnhem. Een dagje uit. Maar met een inhoudelijk tintje. Dat inhoudelijke tintje heeft alles te maken met ons project IKWERK! Op dit moment luiden we een nieuwe fase in. De pilot is afgesloten en vanaf nu betrekken we de gehele organisatie. Lees hieronder het verhaal van de pilot.

INLEIDING

Een nieuwe zoekinterface, een nieuwe website om beter informatie te kunnen vinden en gebruiken, (multimedia) content voor de repository, meedoen aan i-Tunes U, de verbouwing tot een Library Learning Centre … de projecten van de TU Delft Library in de afgelopen drie jaar zijn logischerwijs, zou je zeggen, gericht op de gebruiker, en worden met de noodzakelijke gebruikerstesten uitgevoerd. Hoog tijd om daarnaast aandacht te besteden aan de medewerkers, die flexibel met de nieuwe opgeleverde producten, en de constant veranderende klanten, moeten kunnen omgaan. Een belangrijke ontwikkeling voor de TU Delft Library is de verbouwing van de centrale vestiging naar een Library Learning Centre. Het Library Learning Centre is de duurzame, constante factor voor de gebruiker. Het is een ‘Centre of belonging’ in de levensloop van een ingenieur. De interne organisatie heeft deze transformatie naar een Library Learning Centre waarbij ‘ontmoeten’ centraal staat nog niet kunnen maken. Het is nu nodig om deze transformatie ook intern te realiseren. Want doordat de rol van de bibliotheek verandert, verandert ook de rol van de bibliotheekmedewerkers. Het aanpassen aan de nieuwe rol vergt veel van de organisatie en medewerkers. Deze nieuwe rol vereist een andere manier van denken en doen. Het vragen van proactief handelen, flexibiliteit en eigen verantwoordelijkheid zijn karakteristieken die ook veel worden aangeduid met de term “Het nieuwe werken”.

IKWERK!

Aan het begin van 2010 werd zodoende met het project IKWERK! gestart. Onder het nieuwe werken verstaat de TU Delft Library het plaats-, locatie-, en tijdonafhankelijk werken, ingericht naar de voorkeur van de medewerker, ondersteund door techniek en fysiek en in balans met de missie en visie van de bibliotheek. Met als doel de verhoging van arbeidsvreugde en arbeidsparticipatie. Het project kent (meetbare) doelstellingen, waarvan een betrekking had op de gebruiker, namelijk “het verkorten van de doorlooptijd van een klantvraag met 25%”. Op deze manier heeft een project waar de medewerker in het middelpunt staat, toch directe gevolgen voor de gebruikers c.q. klanten. Daarnaast werd de tijd die besteed wordt aan kennismanagement, en een groei van 15% in arbeidsbeleving als meetbare doelstellingen meegenomen. In 2009 hield de TU Delft een arbeidsbelevingsonderzoek voor de medewerkers van de ondersteunende diensten. De uitkomst hiervan is gebruikt als 0-meting. Na de pilot IKWERK! zijn dezelfde vragen opnieuw gesteld om te bepalen of groei is gerealiseerd. Niet alle medewerkers van de TU Delft Library deden mee aan de pilot maar er werden twee groepen geselecteerd, namelijk de informatie- en collectiespecialisten en de bibliotheekspecialisten. Deze groepen werden gekozen omdat zij een brug vormen tussen de externe- en interne klant (TU Delft Library) en in de afgelopen jaren lieten zien graag nieuwe dingen te willen uitproberen. Daarnaast verhuisden deze twee groepen van 2-persoons kamers naar een kantoortuin en moesten zij nadenken over hoe zij in deze andere omgeving gingen werken. Voordat er werd begonnen is een projectplan geschreven. In dit projectplan was veel aandacht voor organisatie, cultuur, competenties en systemen en dat met name op het gebied van sociale innovatie. Op elk van deze onderwerpen is een fase in de pilot ingericht.

ORGANISATIE

Al sinds 2005 werkt de TU Delft Library met zelforganiserende teams. Dit betekent dat coachend leiderschap al ingeburgerd is. In de pilot werd het element sturen op resultaat hieraan toegevoegd. Voor zowel medewerkers als leidinggevenden is onderzocht hoe zij dit in de praktijk moeten realiseren. De medewerkers van de TU Delft Library hebben binnen de zelforganiserende teams de vrijheid om hun werk efficiënt in te richten, deze mogelijkheid werd niet altijd gepakt. Benoemen dat het eigen initiatief gewaardeerd wordt en er samen over praten zorgt ervoor dat het nu wel gebeurt.

CULTUUR & COMPETENTIES

Binnen het thema cultuur en competenties werd vooral veel gesproken en gebrainstormd over wat het nieuwe werken betekent, speelden we het werkplekspel en bezochten we KPN in Den Haag en de Universiteitsbibliotheek in Maastricht. Deze werkbezoeken zorgden ervoor dat de pilotdeelnemers aan den lijve ondervonden wat het nieuwe werken inhoudt en zo konden zij gericht vragen stellen aan iemand die het nieuwe werken al jaren doet. Werkbezoeken zoals deze werden erg gewaardeerd en het begrip het nieuwe werken kreeg meer inhoud, de pilotdeelnemers zagen het in werkelijkheid voor zich in plaats van dat zij zich er iets bij voor moesten stellen. Overigens heeft het nieuwe werken als begrip voor iedereen een andere inhoud. Het is noodzakelijk om hierover te blijven praten met elkaar.

 

SYSTEMEN

De uitgeprobeerde systemen vallen uiteen in twee categorieën; de systemen die al beschikbaar zijn en soms al gebruikt worden, zoals skype, msn, twitter, weblogs en andere social media tools en de systemen die nog niet gebruikt worden, maar waar wel in de toekomst gebruik van wordt gemaakt, zoals in dit geval bijvoorbeeld Sharepoint. Deze systemen of tools werden ingezet op de desktop pc’s, maar ook op laptops en op mobiele devices.

 

Voor het uitproberen was twee maanden beschikbaar. Van alle uitgeprobeerde systemen kan gezegd worden dat zij ofwel de communicatie verbeteren (via msn een snelle vraag aan een collega stellen), ofwel ervoor zorgen dat kennis eerder, sneller en toegankelijker wordt gedeeld (twitter of weblog om collega’s op de hoogte te houden). Daarnaast werden er online documenten gedeeld en ontstonden levendige discussies op wiki’s en binnen Sharepoint. Zoals gezegd werd door een aantal bibliotheek-, en informatie/collectiespecialisten al gebruik gemaakt van sociale media tools; zij hielpen degenen die hier nog niet zo bedreven in waren op weg en zo kon er bijvoorbeeld door middel van skype een vergadering worden gehouden met een collega thuis die door omstandigheden niet fysiek in het gebouw aanwezig kon zijn. Het uitproberen van bestaande en nieuwe systemen heeft niet geleid tot een nieuw beleid rondom ICT. Het uitgangspunt voor IKWERK! blijft arbeidsvreugde en arbeidsproductiviteit waardoor de ene collega liever met het ene systeem werkt en de andere met een ander systeem, die keuzevrijheid is er en zal ook blijven. Wel wordt binnen TU Delft Library breed het programma Discover Anything (als variant van het 23 dingen programma) uitgerold.

TIJDENS DE PILOT

Op dag 1 van de pilot werd voor deze groepen de prikklok afgeschaft (ja, die was er nog) en er werd afgesproken dat je je werk niet per se op kantoor hoeft te doen tussen 9 en 5 uur. Een aantal collega’s heeft locatie-onafhankelijk gewerkt. Zij kozen een werkplek voor de activiteit van die dag - dit kon thuis of in een speciaal voor flexwerkers ingericht kantoor zijn. Waar zij vooral tegenaan liepen waren ICT-problemen. Maar ook het punt werk/privé-balans kwam aan de orde: is thuiswerken geen inbreuk maken op iemands privéleven en hoe ga je hiermee om? Sommige collega’s houden werk en privé het liefst strikt gescheiden, anderen kwamen tot de conclusie dat thuiswerken heel fijn kan zijn omdat je niet gestoord wordt door binnenlopende collega’s en dat de reistijd enorm afneemt waardoor je meer kan doen in de tijd die je beschikbaar hebt. Al snel werd duidelijk dat het handig is om afspraken te maken om te laten weten waar je bent en hoe collega’s je het beste kunnen bereiken. Ook werd er afgesproken op welke dagen iedereen in de bibliotheek aanwezig is om op die dagen afdelingsoverleggen te organiseren. Een groot deel van de kantoorruimtes van de bibliotheek zijn zogeheten cellenkantoren. Dit past nog niet bij het nieuwe werken. De pilotgroep kon dus alleen maar nadenken over hoe de kantoorruimte en het gebruik daarvan in de toekomst ingericht moet worden. Onderwerpen waren de beschikbaarheid van arbo-goedgekeurde werkplekken (zowel thuis als op kantoor), wat te doen met persoonlijke spulletjes als fotolijstjes en planten, hoe worden ruimtes gereserveerd en wat voor verschillende soorten werkplekken zijn nodig (concentratieplekken, samenwerkplekken, overlegplekken, etc.).

CONCLUSIES

De belangrijkste conclusie is dat de pilotdeelnemers in beweging zijn gekomen; een belangrijk thema bij het nieuwe werken, die van vrijheid, wordt echt gevoeld. Men staat open voor verandering, bekijkt de gevestigde manier van werken met andere ogen, probeert nieuwe zaken en instrumenten uit, en wil niet meer terug naar de “oude” situatie. De doelstellingen die wij van te voren hadden gesteld, zijn gehaald: we doen meer aan kennismanagement; de klantvraag kent een kortere doorlooptijd en de arbeidsbeleving is verbeterd. Een mooie bijkomstigheid van het project was dat de TU Delft Library een voorzichtige plek in het nieuwe werken voor de TU Delft heeft kunnen bereiken, niet alleen als ervaringsdeskundige, maar ook vanwege onze kennis op het gebied van digitalisering en digivaardigheid. Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich herkennen in onze vorm van het nieuwe werken ontwikkelden we zes persona’s, zie hieronder een voorbeeld van drie van deze persona's. Deze helpen ons met de verdere implementatie van zowel de fysieke en virtuele werkplek, hoe we met elkaar communiceren en wat we waar bewaren. Voor ons is het project IKWERK! een reis met een onbekende bestemming. Wat voor impact het nieuwe werken op de cultuur van de organisatie heeft is niet te voorspellen. Wat we wel weten is dat diversiteit belangrijk is, maar wel voor iedereen dezelfde diversiteit.

 

Op 28 januari 2010 heeft het Agentschap SZW van het Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid onder projectnummer 2009ESFN832 subsidiegelden uit het Europees Sociaal Fonds (actie E) beschikbaar gesteld om een project op het gebied van sociale innovatie voor de medewerkers van de TU Delft Library door te voeren.

Dit artikel schreef ik samen met Liesbeth Mantel.

Het is een dag waarop mijn gedachten zich bezig houden met het begrip contrast. Het zonlicht en de warmte tussen de gevallen, soms nog rode, bladeren. Nadenken over de te nemen strategische stappen van de universiteit en onze Library, terwijl het assortiment van onze coffeecorner The Cone langsflitst (kunnen we geen koffie in servies serveren; of iets lekkers erbij; hoe zit het met de verleiding?).

Ik ben de afgelopen weken weer een paar mooie uitspraken tegengekomen. Het begon bij de opening van ons academisch jaar waar werd gezegd dat je het meest leert als je zelf het minst aan het woord bent. Of vorige week bij Rick Anderson (Associate Director for Scholarly Resources, the University of Utah, J. Willard Marriott Library) die duidelijk neerlegde dat hij als Library Leader werkt vanuit “The Unattainable Deal”: zorg dat je de juiste kant op blijft gaan, dan gaat het goed, ook al bereik je nooit het einddoel. Vincent Mentzel, de nieuwe cultural professor van de TU Delft, verzorgde de openingslezing van zijn masterclass De Menselijke Maat. Hij toonde een prachtselectie uit zijn rijke oeuvre en vertelde dat "fotograferen je een beetje dichter bij de dood brengt".

Meer recent deze week was het tweede deel van de module coachend leiderschap, samen met de decanen, directeuren en het college van bestuur van deze universiteit. Een mooie TED-talk zag ik daar van Simon Sinek, die maar blijft herhalen “people don’t buy what you do, but why you do it”. Het is natuurlijk een bekend gegeven dat mensen vallen voor de vorm van de boodschap, niet per se de boodschap zelf. Een van de trainers bij de module zei het anders: “mensen komen in beweging vanuit last of verlangen”. De gouden cirkelgedachte van Sinek gaat in op dit verlangen. Last is een heel andere motivatie. Volgens mij moet je je eigen last proberen om te zetten in verlangen; dan kom ik weer terug op het omdenken van een blog of wat geleden.

En ben ik volgens mij ook weer terug bij het thema van de dag: vanuit het contrast zie je beter het geheel.  

Tja, op de een of andere manier lukt het me sinds ik terug ben van vakantie (half augustus) wat minder om te bloggen of tweets de wereld in te sturen. Vandaag vond ik toch een speciale dag: het is immers 1 september en een moment om even stil te staan bij mijn eerste maand als directeur van de TU Delft Library. Ik vond het nog wel mooi gevonden van mezelf wat ik op LinkedIn had geschreven om de verandering in positie te markeren: Proud to be responsible for such a challenging organisation, as of August 2011. TU Delft Library is buzzing and bubbling with bright people, beautiful collections in an astonishing building.

Ik heb mezelf tijd gegeven (en dat is iets meer dan 1 maand ) om te wennen aan deze nieuwe plek. Natuurlijk staat mijn agenda wel vol met allerlei overleggen, maar ik ben heel bewust met iedereen waar mijn voorgangster standaard bilaterale gesprekken mee had, introductiegesprekken in te plannen, en dat hoeft niet meteen in de eerste twee weken te gebeuren. Ik maak onderscheid in wat ik zelf moet weten of achterhalen of wat kennis is die prima is belegd bij iemand anders in onze organisatie. Ik lees gericht bij, en heb vooralsnog geduld.

Ik was hier dus nog nooit geweest, in de boekentoren van Gent. Een prachtig uitzicht over Gent, en straks (in 2017) toegankelijk voor iedereen, dat mooie stukje on top.

Dit is een echt testlokaal Wat kan hier wel? Pauzeren, babbelen, lunchen, koffie en red bull drinken. Wat kan hier niet? Rommelen, studeren, roken. Dat studeren leverde bij mij een frons op, wat doen ze dan als er per ongeluk toch gestudeerd wordt? Kun je misschien door te babbelen ook dingen leren, en mag dat dan ook niet?

In die paar weekjes na mijn vakantie is er zo ontzettend veel leuks voorbij gekomen. Aan projecten waar wij aan mee (gaan doen) over data, virtual images, 3D-objecten, geo-informatie, samenwerking in het land met DANS en eScience Center, of samenwerking in de TU Delft mbt nadenken over onze multimedia services of het digitaliseren van de studentendossiers, het inrichten van Sharepoint voor de personeelsdossiers, het calamiteitenplan, een bezoekje aan onze collega’s in Gent, twittercursussen die wij gaan geven aan de TU Delft medewerkers, de openbare lezing van de Cultural Professor straks in ons Library Learning Centre en natuurlijk onze grote verrassing voor de opening van het academisch jaar volgende week, iets met bloemen en de kegel.

Lekker weer een maand voor de boeg!